Easy Inventory
Sois plus rapide et plus astucieux que les autres dans ta façon de réaliser les inventaires.
Easy Inventory est une solution logicielle complète, conçue pour réduire les délais, automatiser et fiabiliser le processus d’inventaire physique des immobilisations. Elle permet aux entreprises de reprendre le contrôle de la traçabilité, de la mise à jour et du suivi de leurs actifs — sans dépendre de cabinets externes ni consacrer des mois de travail sur le terrain.
Comme schématisé dans la Figure 1 : Plaquette de la solution Easy Inventory, l’application se compose de trois composants, à savoir :
1. Une application Web
Ce composant est installé dans l’environnement interne de l’entreprise, et permet de :
– Gérer le référentiel des biens ;
– Générer les étiquettes de code-barres ;
– Suivre les mouvements, affectations et amortissements en temps réel ;
– Tirer les états multicritères relatifs aux biens et aux inventaires ;
2. Une application mobile Android
L’application mobile est l’outil par excellence des équipes sur le terrain. En lieu et place du papier et du stylo, elle permet de :
– Scanner les biens directement sur le terrain avec l’appareil photo du téléphone ;
– Identifier instantanément les biens non retrouvés depuis le dernier inventaire, ou ceux qui ne sont pas étiquetés ;
– Synchroniser les données avec le serveur ;
3. Une imprimante d’étiquettes
Connectée au réseau de l’entreprise, cette imprimante permet de générer des étiquettes personnalisées intégrant le logo de l’entreprise, le code-barres, le code et l’intitulé du bien. Ces étiquettes sont imprimées sur un papier en polyester offrant une meilleure lisibilité, une excellente adhérence sur tout type de surface solide et une grande durabilité.
Avec cette architecture en trois composants, Easy Inventory offre des bénéfices clairs aux entreprises, parmi lesquels :
–💰 Réduction des coûts : grâce à la mobilisation de vos propres équipes, il n’est plus nécessaire de faire appel à des prestataires externes pour les campagnes d’inventaire. De plus, grâce aux options de synchronisation des données à distance, vos collaborateurs n’ont plus besoin de se déplacer pour couvrir les sites distants sur lesquels se trouvent déjà d’autres collaborateurs.
–⏱ Le Gain de temps : l’inventaire complet peut désormais être réalisé en quelques jours au lieu de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois. Il suffit d’un téléphone Android doté d’un appareil photo, quelle que soit sa gamme, pour mobiliser autant de personnes que nécessaire (par exemple, une personne par bureau) et finaliser le recensement des biens en deux jours maximum. Et grâce aux différents rapports disponibles dans la solution, vous pouvez boucler le rapport d’inventaire en moins d’une semaine.
–✅ Fiabilité des données : le mécanisme d’impression continue des étiquettes, le suivi quotidien des mouvements de biens et l’utilisation d’un outil adapté pour le recensement permettent d’éliminer les doublons ainsi que les erreurs de saisie.
–👥 Mobilisation des équipes internes : chaque collaborateur peut contribuer à la mise à jour du patrimoine et ressentir le sentiment de participer à une action collective qui fait grandir l’entreprise.
–📈 Rapports et tableaux de bord automatisés : en un clic, le système génère une variété de rapports, notamment la comparaison des exercices d’inventaire, le suivi des amortissements, ainsi que les alertes de maintenance et de garantie.
–🔒 Une solution locale, sécurisée et évolutive : Easy Inventory est installée au sein de votre infrastructure (on-premise) afin de garantir la confidentialité de vos données et de s’adapter à vos procédures internes.
-🔔 Rappel automatique des échéances : chaque jour, le système envoie des notifications concernant les délais de maintenance, d’assurance, de licence, de garantie ou de visite technique préalablement enregistrés.
Pour répondre aux missions précédemment décrites, l’application dispose de plusieurs menus, à savoir :
– le menu de gestion des immobilisations ;
– le menu de gestion des mouvements ;
– le menu de gestion des amortissements ;
– le menu de gestion des synchronisations ;
– le menu d’extraction des rapports.
1. Le menu de gestion des immobilisations
Ce menu regroupe l’ensemble des fonctionnalités permettant d’ajouter, de modifier, de supprimer, de mouvementer et de synchroniser les immobilisations.
De manière détaillée, il offre les sous-fonctionnalités ci-après :
– La configuration de l’imprimante, pour paramétrer l’adresse et les paramètres de l’imprimante d’étiquettes ;
– La configuration des catégories, pour le regroupement des immobilisations et la définition des paramètres d’amortissement (méthode, durée, etc.) ;
– L’impression des étiquettes, pour les différentes immobilisations ;
– Le chargement des immobilisations par lot, pour la création simultanée de plusieurs immobilisations ;
– La création, la consultation, la modification et la suppression des immobilisations individualisés ;
– Le changement de statut et de lieu des immobilisations ;
– L’exportation des immobilisations ;
– La création, la consultation, la modification et la suppression des lieux abritant les différentes immobilisations ;
– La recherche des immobilisations, par identifiant ou par intitulé.
2. Le menu de gestion des mouvements
Ce menu permet d’approuver les mouvements des biens d’un lieu à un autre, avec génération automatique d’une fiche de mouvement. Cela facilite le suivi quotidien des déplacements et des changements d’affectation des biens.
3. Le menu de gestion des amortissements
Ce menu permet de consulter et d’extraire les informations relatives aux amortissements des immobilisations.
4. Le menu de gestion des synchronisations
Ce menu permet d’effectuer la synchronisation manuelle des recensements réalisés sur le terrain.
5. Le menu d’extraction des rapports
Ce menu permet d’extraire différents rapports, tels que : la comparaison des exercices d’inventaire, la liste des biens par catégorie et par lieu, ainsi que de nombreux autres rapports.